Compliance

Compliance Management System Aufbau und Software Einsatz | Aufgaben und Schulung von Compliance Management Beauftragten

Compliance Management System oder Compliance-Management-System (CMS geannnt), ist die Gesamtheit der im Unternehmen (oder Verband, Behörde ...) eingerichteten Maßnahmen, Strukturen und Prozesse, um Regelkonformität sicherzustellen. Darunter sind unter anderem rechtsverbindliche und ethische Grundsätze gemeint.

Compliance Managment System Aufbau | CMS Einführung | Aufgaben des Compliance Management System Beauftragten | Compliance Management System Digitalisierung & Software Einsatz

Wir empfehlen den Aufbau eines integrierten Management-Systems aus dem bestehenden ISO-Management-System und dem Compliance-Management-System. Im Zuge der Einführung eines CMS wird ein Compliance Manager / Compliance Beauftragter von der obersten Leitung eingesetzt.

Weiter verpflichtet sich die oberste Leitung auf die Einhaltung der gesetzlichen und behördlichen Forderungen, eigenen Richtlinien, Vorgaben und Standards.

Was umfasst ein Compliance Management System: Überblick über die Maßnahmen zum Aufbau eines CMS haben wir hier für Sie aufgeführt:

Beginnend mit dem der Entscheidung zur Einführung eines CMS. Analyse der Compliance relevanten Risikobereiche zur Einführung des Compliance Management Systems

Bekenntnis der Geschäftsführung zu den Compliance Vorgaben und Standards
Definition der unternehmensbezogenen Standards von „Compliance“
Entwicklung Aufbau eines Compliance-Teams zur Errichtung eines CMS

Ermittlung von Compliance-Risikobereichen. Risikobereiche können zum Beispiel sein:

Arbeitsrecht
Diskriminierungsverbote (AGG)
Sozialversicherungsrecht
Strafrecht
Steuerrecht
Datenschutz
Arbeitssicherheit
Gesundheitsschutz
Umweltschutz
Öffentliches Recht
Organisationsprozesse
Allgemeine Betriebsführung

Nach der Definition, Dokumentation und Umsetzung von Risikobereichen erfolgt die Überführung des CMS in den Regelbetrieb

Aufgenstellungen und Handlungfelder:

❍ Kommunikation des Themas Compliance an die Mitarbeiter
❍ Schriftliche Information der Mitarbeiter und nachweislich zur Verfügung stellen
❍ Compliance Seminare und Trainings als Präsenz- oder Online-Compliance Schulungen
Informationen im Intranet
❍ Dokumentation des Compliance-Management-Vorgaben und Umsetzung im Rechtskataster
❍ Planung und Durchführung regelmäßiger Compliance Audits
❍ Geführte Nachweise bei Verstößen der Organisation und Sanktionen bei Verstößen gegen das CMS
❍Regelmäßige Anpassung und Überwachung der CMS-Prozesse durch einen Compliance-Manager

Aufgabenstellungen, Methoden und Instrumente eines ComplianceBeauftragten

Der Compliance-Beauftragte hat die Aufgabengebiete, dass das Unternehmen und seine Mitarbeiter rechtlichen, gesetzlichen & behördlichen Vorgaben einhält. Weiter überwacht der CMS Beauftragte der ethischen Vorgaben und eigenen Standards. Darunter fallen auch Verhaltskodizes. Alle Tätigkeiten und Handlungsschritte sind in den entsprechenden Prozessbeschreibungen zu hinterlegen.

Der CMS Beauftragte ist in den unternehmensübergreifenen Prozessen tätig. Er ist für die Kenntnisse und Wissenvermittlung der CM-Standards im Unternehmen mit verantwortlich sowie deren Umsetzung. Auf der Basis der CM-Standards sollten in regelmäßigen Abständen Audits durchgeführt werden.

Aufgabenbereichen des Compliance-Managers ableiten

1. Identifizierung, Analyse und Bewertung von Risiken im Unternehmen
2. Umsetzung, Überwachung und Kontrolle von Überwachungsmechansimen
3. Beratung bei der Umsetzung von Compliance-Richtlinien für Leitungs- und Aufsichtsebene sowie für Mitarbeiter
4. Information zu Compliance Themen, Kommunikation und Schulung der Mitarbeiter
5. Berichterstattung an die Unternehmensleitung und Dokumentation

Entwicklung, Aufbau und Umsetzung des Compliance Management Systems

Auswahl des geeigneten Mitarbeiters und Ausbildung CMS Beauftragten
Erstellung der Dokumentation und Rechtskatasters mit allen verbindlichen Forderungen, Standards und Richtlinien
Kommunikation und Schulung Mitarbeiter und Führungskräfte im Bezug auf die Compliance Anforderungen
Dokumentation und Prozess-Integration
Planung und Durchführung Risikobewertung
KVP: Festlegung von Verbesserungsmaßnahmen
Compliance Audits planen, durchführen und Dokumentation mit Auditbericht erstellen
Kommunikation der Audit-Ergebnisse an die oberste Leitung
Bericht des CM Beauftragten für die Managementbewertung

Sehr gerne unterstützen wir Sie bei der Schulung, Trainings und Einfürhung von Compliance Management Systemen.

Wir sollten reden...

… wenn Sie sich in einem oder mehrerer Bereiche wie Compliance Management System ISO 9001, Compliance Management System Beispiel, Compliance Management System Aufbau, Compliance Management System Definition, Compliance Management System Software, Compliance Management Beauftragter wiederfinden. Aber wir sollten auch reden, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob wir Ihnen helfen können.

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