Das Prozessmanagement ist ein wichtiger Bestandteil erfolgreicher Unternehmen, und wir bieten hierfür Prozessmanagement, Prozessanalyse und Prozessoptimierung

Unser Unternehmen bietet ein breites Spektrum an Prozessmanagement, Prozessanalyse und Prozessoptimierung für den nachhaltigen Unternehmenserfolg. Bei der Wahl der passenden Methoden ist es wichtig, dass das Ziel, das mit ihnen erreicht werden soll, im Vordergrund steht.

Ein gutes Prozessmanagement setzt sich aus verschiedenen Elementen und technischen Konzepten zusammen, um die Effizienz des Unternehmens zu steigern. Zu den Schlüsselkomponenten gehören eine konsistente Prozessdefinition, ein Monitoring und Reporting System zur Steuerung von Abläufen sowie die Implementierung von Maßnahmen zur Verbesserung der Effizienz.

Eine Ist-Analyse ist ein Beispiel für eine Methode, die hilft, den bestehenden Status quo des Unternehmens prognostizieren und bewerten zu können.

Die Prozesse müssen analysiert werden, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren und zu definieren, damit die notwendigen Optimierungsmaßnahmen geplant und umgesetzt werden können.

Um diese Aktivitäten durchzuführen, muss der Prozess dokumentiert werden und alle relevanten Informationen enthalten, um die Abläufe effizienter gestalten zu können. Ein Monitoring und Reporting System muss implementiert werden, um die Prozesse zu steuern und sicherzustellen, dass alle Aktivitäten korrekt ausgeführt werden.

Dieses System ermöglicht es dem Unternehmen, seine Performance zu überwachen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Darüber hinaus können Maßnahmen ergriffen werden, um die Effizienz des Unternehmens weiter zu verbessern. Hierzu gehören beispielsweise die Automatisierung bestimmter Aufgaben oder der Einsatz von Technologien, um manuelle Arbeitsschritte zu verringern.

Prozessmanagement: Bedeutung und Ziele des Prozessmanagements | Erstellung von Prozessbeschreibungen | Prozessorientierung | Prozessanalysen | Prozessaudits

Prozessmanagement bedeutet die nachhaltige Gestaltung aller Prozesse und Abläufe und Unternehmen nach den Zielen der Organisation. Hier geht es um die Analyse, Gestaltung, Dokumentation, Einführung, Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen.

Konkret um die Aufgaben- und Fragestellungen am Beispiel Kundenanfrage bei einem Unternehmen:
Wer kümmert sich um die Anfrage? (Machbarkeit, Kundenkommunikation, Angebotsstellung ...)
Wann ist welche Aufgabe zu erledigen? (Bis wann hat der Kunde sein Angebot zu erhalten? ... Wer prüft die Machbarkeit? ...)
Wie sind die Aufgaben durchzuführen (Ausstattung wie PC, Software, Telefon, Angebotsvorlagen ...)
Welche Ziele sind zu erreichen (Kundenauftrag zu erhalten)

Prozessmanagement regelt das Zusammenspiel von mehreren Mitarbeitern, Maschinen, IT ... um ein gemeinsame Ziel zu erreichen

Bei Fragestellung rund um die Optimierung von Prozessen und Abläufen sind daher die folgenden Fragestellung von zentraler Bedeutung:

Sind alle Aufgaben berücksichtigt, die für die Zielerreichung des Prozesses benötigt werden?
Sind die Aufgaben in der korrekten zeitlichen Abfolge?
Sind die Aufgaben mit den geeigneten Ressourcen versehen (Mensch vs. Maschine / IT)?
Sind die Kommunikations- und Informationsabläufe zeitgemäß (eMail vs. Brief)?

Auf Grundlage der Antworten auf diese Fragen lassen Maßnahmen für die Optimierung von Abläufen finden. Diese liegen gerade in der heutigen Zeit im Bereich der Digitalisierung von Abläufen.

In der Produktion durch Einsatz von MES-Lösungen oder in den Bereichen Marketing und Vertrieb durch die Nutzung von Social Media Kanälen und e-Commerce Lösungen für den Aufbau von Online-Shops.

Prozessmanagement und Prozessbeschreibungen

Eine Prozessbeschreibung umfasst alle relevanten Schritte eines Prozesses / Ablaufs im Unternehmen / Organisation. Einen Prozess kann man in Schrift-Form beschreiben oder die Darstellung in einem Flussdiagramm / Workflow-Diagramm darstellen. Wir empfehlen für die einfachere und Darstellung die Prozess- und Workflow-Darstellung in Diagrammen.

Für einen Prozess (zum Beispiel die Angebotserstellung) werden die Teilprozesse definiert (Anfrage erfassen, Entscheidung über Angebotsabgabe ...). Ebenfalls werden die Eingangsgrößen und Ausgänge (Input und Output) aufgeführt. Zu den Prozessen werden die Schnittstellen zu anderen Abteilungen und Prozessen visualisiert. Der Output eines Prozessschrittes stellt den Input des darauffolgenden Ablaufs dar.

Ein Prozess besteht daher aus verschiendenn Teilprozessen. Diesen Teilprozessen können auch Prüfungen unterzogen werden. Wurde der Prozessschritt / Teilprozesss korrekt durchgeführt. Also ohne Fehler, in der entsprechenden Qualität und Zeit?

Eine Prüfung kann zum Beispiel ein End-of-Line (EOL) Tests im Automotive-Fertigungsprozess sein. Dabei weren alle Funktionen elektrotechnischer und mechanischer Produkte überprüft.

Prozessmanagement, Prozesse / Teilprozess und Risikobetrachtung / Risikomanagement

In den Prozessbeschreibungen können auch direkt Risikobetrachtungen durchgeführt werden. Risiken in den Prozessen können unter anderem sein:

Fehlende Informationen über Abläufe und Prozesse sowie deren damit verbundenen Tätigkeiten
Fehlerhafte Informationen auf Grund von fehlenden IT-Systemen
Nicht aktuelle Arbeits- und Verfahrensanweisungen
Kein Wissen oder unzureichende Kenntnisse über Kundenanforderungen, Besondere Merkmale, Prüfabläufe ...

Welche Vorteile bietet Prozessmanagement in Unternehmen und Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten und Partnern

Effizienz-Steierung: Verbesserung der Wertschöpfung durch Kundenorientierung
Steigerung der Qualität durch klare Vorgaben, Bereitstellung von Informationen und Kommunikation
Optimierung der Flexibilität bei Kundenaufträgen mit geringer Losgröße (Beispiel Losgröße 1)
Senkung der Kosten durch Verringerung der nicht wertschöpfenden Tätigkeiten und Optimierung der Prozesskosten

Schritte für Prozessmanagment und Prozessbeschreibung: Erstellung von Management Prozessen, wertschöpfenden Prozessen & unterstützenden Prozesse

Die 3 wichtigsten Phasen in der Prozessermittlung und Prozessbeschreibung:
Prozess-Ermittlung
Prozesse strukturieren, beschreiben​ und dokumentieren
Prozesslenkung und kontinuerliche Verbesserung der Prozesse

Prozess-Ermittlung: Prozessmanagement und Erstellung der Prozessbeschreibungen

Die Ermittlung der Prozesse wird mit den prozessverantwortlichen Mitarbeitern durchgeführt. Dabei werden
die zentralen Prozesse ermittelt, Prozesseigner und und Prozessteams ermittelt.

Ermittlung der Prozesslandschaft und relevanten Abläufe und Kernprozesse
Ermittlung der ausgegliederten Prozesse
Ermittlung der Prozesseigner und Definition des Prozessteams
Projektmanagement mit Terminabstimmung, Inhalten und Ziele

Prozesse strukturieren, beschreiben​ und dokumentieren

Prozess-Analyse der internen und externen Kunden
Definition der Prozessergebnisse (Outputs)
Klärung der Unterlagen und Dokumente für die Prozessschritte
Ermittlung der nächsten Prozessschritte
Definition der Eingaben und Ergebnisse der Prozesse

Ermittlung der relevanten Ergebnisse
Überprüfung der Tätigkeiten im Prozess und Definition von Schnittstellen zu anderen Prozessen
Definition von Lieferen und Eingaben des Prozesses
Definition und Ermittlung von Risiken und Chancen in den Prozessen

Prozesslenkung und kontinuerliche Verbesserung / KVP der Prozesse

Definition und Kennzahlen / KPIs zur Messung der Ziele
Definition von Verantwortlichen für Messung und Einhaltung der KPIs
Dokumentation, Analyse und Bewertung der Prozesskennzahlen
Definition von Verbesserungsmaßnahmen auf Grundlage der Prozesskennzahlen Reportings
Fehler und Ursachen-Ermittlung von Problemen im Prozess mit Maßnahmendefinition

ISO 9001:2015: Prozessoptimierung Ihrer Unternehmensabläufe und Prozesse für die Steigerung der Wertschöpfung durch Qualitätsmanagement?!

Eine wichtige Säule des Qualitätsmanagements ist der Blick auf die Prozesse innerhalb der Wertschöpfungskette. Ohne Qualitätsmanagement (QM) steht oft die bloße Funktion eines Moduls im Vordergrund. Das schränkt den Blickwinkel unnötig ein.

Prozessorientiertes Qualitätsmanagementsystem

Durch die prozessorientierte Brille betrachtet man den Gesamtzusammenhang und kommt so auf Lösungen, die Kosten sparen, indem Ressourcen und Energie geschont werden. Die Kontor Gruppe optimiert und stabilisiert sämtliche unternehmensrelevanten Prozesse.

Dabei geht es nicht nur um bestimmte maschinelle und produktionsbezogene Prozesse, sondern auch um eine Entspannung des kommunikativen Flusses, um mehr Effizienz und Eleganz im gesamten unternehmerischen Zusammenhang.

Qualitätsmanagementsystem / ISO - Handhabung von Chancen und Risiken

Der Blick auf das Ganze ermöglicht auch das Erkennen unbeabsichtigter Nebenfolgen. Hiervon ist unter anderem die verstärkte Hinwendung zum Risiko-Management etwa in der neuen Version der Richtlinie ISO 9001 betroffen. Risiken und Chancen können nur sinnvoll gegeneinander abgewogen werden, wenn der Gesamtprozess und nicht nur die jeweilige Teilfunktion betrachtet wird.

Wirksame Methoden für mehr Effizienz

Die Prozessoptimierung ist ein weites Feld, in dem viele Methoden wirksam eingesetzt werden können. Es kommt darauf an, wie weit man den Begriff "Prozess" fasst. Die Kontor Gruppe schaut gerne über den Tellerrand der 08/15-Beratung. Dennoch sind auch wir im ganz konventionellen Vorgehen erfahren und kompetent.

Wir optimieren Bewegungsabläufe. Kontaktieren Sie uns einfach. Wir machen auch Ihr Unternehmen beweglicher und schneller.

Dazu unterstützen wir Sie bei der Analyse und (Neu)-Definition von:

❐ Erfolgskriterien für das QM-Konzept und der QM-Dokumentation
❐ Erfolgsfaktoren der Prozessorientierung und der Anwendung des QM-Systems

Am Ende Ergebnis erhalten Sie verbindliche Handlungsempfehlungen zur Erreichung der Optimierungspotentiale.
Zudem stehen wir Ihnen selbstverständlich auch zur Verfügung im Bereich:

❐ Analyse Ihres QM-Systems und der Geschäftsprozesse
❐ Optimierung der Geschäftsprozesse in Teamsitzungen
❐ Aufzeigen des Erfolgspotentials und Festlegung des Änderungsumfanges
❐ Erfolgskontrolle mit Durchführung eines internen Audits, beispielsweise durch jährliche Überwachung und Optimierung Ihres QM-Systems

Wir sollten reden...

… wenn Sie sich in einem oder mehrerer Bereiche wie Prozessmanagement, Prozessmanagement Beispiele, Prozessmanagement  Software, Prozessmanagement  icons und Prozessmanagement Methodik wiederfinden.

Aber wir sollten auch reden, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob wir Ihnen helfen können. Meist lässt sich durch ein Gespräch ganz einfach klären, wo Bedarf besteht und wo genau wir helfen können.